الغرض من التقارير الادارية وطرق اعداها
• تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت الاعمال على مختلف
انواعها .
• كما تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل .
• ان التقارير هي احدى وسائل الاتصال الرسمي فإنها قد تكون شفهية او لفظية مع الاعتماد على وسائل الايضاح او ان تكون التقارير مكتوبة (تحريرية ) وهي الأكثر استخداما .
• التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل, و يرجع ذلك للأسباب الآتية:-
1-تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى وقت.
2-تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى على فهم و استيعاب المعلومات و الحقائق.
3-تعتبر التقارير القاعدة الاساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها.
4- تتميز التقارير بالاعتدال في تكلفة اعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الاخرى.
------------------------------------------------
- تعريف التقرير.....
• يمكن تعريف التقرير بأنه : عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة, و يتضمن تحليلا منطقيا و اقتراحات و توجيهات تتمشى مع نتائج التحليل.
- أنواع التقارير:-
• تقسم التقارير بصفة عامة إلى نوعين أساسيين هما:
1- التقارير الشفهية اللفظية
2- التقارير المكتوبة التحريرية
و يتم تقسيم التقارير المكتوبة
• إلى مجموعة متنوعة حسب الأغراض و المهام التي يخدمها التقرير, فنجد أن هناك تقارير تحليلية تفصيلية, و تقارير اعلامية, وأخرى إقناعية,...... الخ ,, أو حسب النشاط مثل تقارير البحوث, و التقارير العامة, و التقارير السنوية, .....الخ
• كما أن هناك تقارير دورية و أخرى اختيارية, و البعض الآخر يميز بين أنواع التقارير حسب الحقل أو المجال, مثل التقارير الطبية, و التقارير الادارية, و التقارير الهندسية, و تقارير المبيعات, و تقارير التسويق, ......الخ
• من حيث زمن الاصدار يتم تقسيم البحوث إلى :
1- تقارير دورية
2- تقارير غير دورية
• من حيث محتوى التقارير يتم تقسيمها الى :
1- تقارير مالية و محاسبية
2-تقارير الأنشطة
3- تقارير الافراد
• و من حيث الهدف من التقارير يتم تقسيمها إلى :
1- تقارير متابعة
2- تقارير معلومات
3-تقارير الدراسات
4-تقارير تقييم الأداء
5- تقارير وصفية
6- تقارير سابقة التصميم
• من حيث الجهة التي يوجه اليها التقرير يتم تقسيمها الى :
1- تقارير داخلية
2- تقارير خارجية
- لماذا نكتب التقارير والأبحاث؟
• لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية.
• يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلاً من أن يخبر رئيسه شفهياً؟ التقارير الشفهية تستخدم كثيرا ولكنها لا تغني عن التقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان. هناك
• الكثير من المميزات في التقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة الاتصال المناسبة في كثير من الأحيان مثل
• :التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي
• نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً
• التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن لمشرف الوردية الأولى كتابة تقرير في الصباح ثم يقرؤه مشرف الوردية الثالثة في الليل.
• التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المدير قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير
• التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها.
• تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت الاعمال على مختلف
انواعها .
• كما تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل .
• ان التقارير هي احدى وسائل الاتصال الرسمي فإنها قد تكون شفهية او لفظية مع الاعتماد على وسائل الايضاح او ان تكون التقارير مكتوبة (تحريرية ) وهي الأكثر استخداما .
• التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل, و يرجع ذلك للأسباب الآتية:-
1-تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى وقت.
2-تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى على فهم و استيعاب المعلومات و الحقائق.
3-تعتبر التقارير القاعدة الاساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها.
4- تتميز التقارير بالاعتدال في تكلفة اعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الاخرى.
------------------------------------------------
- تعريف التقرير.....
• يمكن تعريف التقرير بأنه : عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة, و يتضمن تحليلا منطقيا و اقتراحات و توجيهات تتمشى مع نتائج التحليل.
- أنواع التقارير:-
• تقسم التقارير بصفة عامة إلى نوعين أساسيين هما:
1- التقارير الشفهية اللفظية
2- التقارير المكتوبة التحريرية
و يتم تقسيم التقارير المكتوبة
• إلى مجموعة متنوعة حسب الأغراض و المهام التي يخدمها التقرير, فنجد أن هناك تقارير تحليلية تفصيلية, و تقارير اعلامية, وأخرى إقناعية,...... الخ ,, أو حسب النشاط مثل تقارير البحوث, و التقارير العامة, و التقارير السنوية, .....الخ
• كما أن هناك تقارير دورية و أخرى اختيارية, و البعض الآخر يميز بين أنواع التقارير حسب الحقل أو المجال, مثل التقارير الطبية, و التقارير الادارية, و التقارير الهندسية, و تقارير المبيعات, و تقارير التسويق, ......الخ
• من حيث زمن الاصدار يتم تقسيم البحوث إلى :
1- تقارير دورية
2- تقارير غير دورية
• من حيث محتوى التقارير يتم تقسيمها الى :
1- تقارير مالية و محاسبية
2-تقارير الأنشطة
3- تقارير الافراد
• و من حيث الهدف من التقارير يتم تقسيمها إلى :
1- تقارير متابعة
2- تقارير معلومات
3-تقارير الدراسات
4-تقارير تقييم الأداء
5- تقارير وصفية
6- تقارير سابقة التصميم
• من حيث الجهة التي يوجه اليها التقرير يتم تقسيمها الى :
1- تقارير داخلية
2- تقارير خارجية
- لماذا نكتب التقارير والأبحاث؟
• لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية.
• يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلاً من أن يخبر رئيسه شفهياً؟ التقارير الشفهية تستخدم كثيرا ولكنها لا تغني عن التقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان. هناك
• الكثير من المميزات في التقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة الاتصال المناسبة في كثير من الأحيان مثل
• :التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي
• نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً
• التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن لمشرف الوردية الأولى كتابة تقرير في الصباح ثم يقرؤه مشرف الوردية الثالثة في الليل.
• التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المدير قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير
• التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها.
شاركنا بتعليقك...